Workflow approvativo dalle richieste tecniche alla consegna
Tracciare ogni richiesta di acquisto generata dalla manutenzione, dal tecnico in campo fino alla ricezione del materiale, senza perdere passaggi.
Perchè scegliere questo modulo
Workflow strutturato a cinque stati
Ogni richiesta segue un percorso definito da richiesta a consegnata, con responsabilita chiare e passaggi tracciati in modo automatico nel sistema.
Notifiche bidirezionali
Il tecnico riceve aggiornamenti su ogni cambio di stato, mentre l ufficio acquisti viene notificato di nuove richieste e solleciti senza intervento manuale.
Riduzione tempi di approvazione
Eliminando email e telefonate, le richieste vengono approvate piu velocemente con visibilita completa su priorita, costi stimati e urgenza operativa.
Storico completo per audit
Ogni passaggio resta tracciato con utente, data e nota, fornendo evidenza documentale per audit interni, certificazioni e revisioni di spesa.
Collegamento a ricambi e ticket
Le richieste sono collegate al ticket di manutenzione o al codice ricambio, mantenendo coerenza tra fabbisogno operativo e flusso di approvvigionamento.
Visibilita multi-sede
Il responsabile centrale vede le richieste di tutti gli stabilimenti con filtri per sede, reparto e priorita, mentre gli utenti vedono solo la propria sede.
Cosa puoi fare con Richieste di acquisto
Cinque stati di workflow
Stati richiesta, approvata, ordinata, in consegna, consegnata con transizioni controllate e ruoli abilitati per ogni passaggio del processo di acquisto.
Notifiche automatiche
Email e notifiche in app al tecnico richiedente e all ufficio acquisti su ogni cambio di stato, con riferimento a richiesta, sede e priorita.
Apertura da ticket
Il tecnico apre la richiesta direttamente dal ticket di intervento, ereditando macchinario, sede, descrizione guasto e urgenza dichiarata.
Collegamento ai ricambi
Selezione del codice ricambio dall anagrafica magazzino con stock corrente, fornitore preferito e ultimo costo registrato per coerenza dei dati.
Allegati e preventivi
Caricamento di foto, schede tecniche, preventivi fornitore e documenti PDF a corredo della richiesta, consultabili da ogni utente abilitato.
Filtro multi-sede
Vista globale per il management con filtro per stabilimento, reparto e linea, oppure vista limitata alla sede di competenza per gli utenti operativi.
Indicatori di priorita
Marcatura urgenza con codici colore, ordinamento per data fabbisogno e segnalazione delle richieste collegate a ticket bloccanti di produzione.
Esportazione report
Export Excel e PDF delle richieste filtrate per periodo, fornitore, sede o stato, utile per analisi di spesa e rendicontazione mensile della manutenzione.
"Prima delle richieste di acquisto strutturate in Manutentya gestivamo i fabbisogni dei ricambi via email e telefono, con continue perdite di tracciabilita. Oggi ogni richiesta passa dal sistema, viene approvata in tempi rapidi e arriviamo alla consegna con uno storico chiaro. I tempi medi di approvvigionamento sono scesi e l ufficio acquisti lavora con meno interruzioni."
Domande frequenti
Chi puo aprire una richiesta di acquisto?
Qualunque utente abilitato puo aprire una richiesta, tipicamente il tecnico di manutenzione che ha rilevato il fabbisogno durante un intervento. La richiesta puo nascere direttamente dal ticket, ereditando macchinario e descrizione, oppure essere creata in modo autonomo. I permessi sono configurabili per ruolo e sede, in modo che ogni utente veda solo le richieste di propria competenza e che le approvazioni siano riservate ai responsabili autorizzati.
Come funziona il workflow approvativo?
La richiesta attraversa cinque stati: richiesta iniziale, approvata dal responsabile, ordinata dall ufficio acquisti, in consegna presso il fornitore e consegnata in magazzino. Ogni transizione viene registrata con utente, data e nota opzionale, generando notifiche automatiche al richiedente e all ufficio acquisti. Il sistema mantiene lo storico completo di ogni passaggio per finalita di audit, analisi di spesa e revisione dei tempi di approvvigionamento.
Le richieste sono collegate ai ticket di manutenzione?
Si, quando una richiesta viene aperta da un ticket il collegamento resta tracciato nei due sensi. Dal ticket si vede lo stato delle richieste collegate, mentre dalla richiesta si risale al ticket di origine, al macchinario e al guasto. Questo permette di valutare quanto i tempi di approvvigionamento incidono sul tempo di fermo macchina e di pianificare meglio gli interventi che dipendono dall arrivo di ricambi specifici.
Funziona in contesti multi-stabilimento?
Si, Manutentya e nativamente multi-sede. Le richieste sono associate alla sede di provenienza e gli utenti operativi vedono solo quelle del proprio stabilimento. I responsabili centrali e il direttore tecnico possono usare il filtro globale per consolidare le richieste di tutti i siti, confrontare i tempi di approvazione tra sedi e individuare colli di bottiglia nel processo di acquisto a livello di gruppo.
Si integra con il sistema gestionale aziendale?
Manutentya espone API REST con autenticazione Bearer token che consentono di esportare le richieste approvate verso il gestionale o l ERP aziendale per la generazione dell ordine fornitore. Allo stesso modo lo stato di consegna puo rientrare in Manutentya per chiudere il ciclo. Le integrazioni puntuali vengono concordate in fase di onboarding in base al gestionale in uso presso il cliente.
E possibile allegare preventivi e documenti?
Si, ogni richiesta supporta l upload di file allegati come foto del componente da sostituire, schede tecniche, preventivi fornitore e documenti PDF. Gli allegati restano consultabili da ogni utente abilitato in qualunque fase del workflow, anche dopo la consegna, garantendo una documentazione completa della richiesta utile per controlli successivi, contestazioni con il fornitore o analisi storiche di spesa.
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